E-Rechnung für Künstler und Freiberufler: der Übergang 2025–2028

Stand dieser Seite: 2026-09-28

Das Bundesfinanzministerium beschreibt die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern und nennt in seinen FAQ ausdrücklich auch Freiberufler. Ob und ab wann das für Sie gilt, beantwortet Ihre Steuerberatung. Hier steht, was das Ministerium zum Übergang schreibt, und was eine XRechnung ist.

Wen die E-Rechnung betrifft

Das Bundesfinanzministerium beschreibt die E-Rechnung „bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern“. Als Unternehmer gilt laut seinen FAQ, „wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG)“; die FAQ nennen dabei ausdrücklich auch Freiberufler und Kleinunternehmer. Ob und ab wann das für Sie gilt, beantwortet Ihre Steuerberatung.

Auch wo eine Rechnung zu stellen ist, braucht sie laut denselben FAQ in bestimmten Fällen nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden — unter anderem bei Kleinbeträgen (§33 UStDV), bei Fahrausweisen (§34 UStDV) und bei Leistungen von Kleinunternehmern (§34a UStDV).

Nicht erfasst sind Rechnungen an Endverbraucher — laut FAQ sind „private Endverbraucher … von diesen Regelungen nicht betroffen“. Für Rechnungen an Behörden gelten daneben eigene Vorschriften zur elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber.

Der Übergang von 2025 bis 2028

Übergangsregeln zur E-Rechnung nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums
Zeitraum	Empfangen	Ausstellen
seit 1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.	Statt einer E-Rechnung ist eine sonstige Rechnung möglich: Papier immer, ein anderes elektronisches Format (etwa ein PDF per E-Mail) nur mit Zustimmung des Empfängers.
1. Januar bis 31. Dezember 2027	wie bisher	Die sonstige Rechnung bleibt möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Ausstellers bis 800.000 € beträgt.
ab 1. Januar 2028	wie bisher	Die E-Rechnung ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend.
Kleinunternehmer (§19 UStG)	müssen E-Rechnungen empfangen können	sind vom Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen

Die erste Übergangsregel gilt für alle Rechnungsaussteller in den Jahren 2025 und 2026. Ob Sie Kleinunternehmer sind und welcher Umsatz dabei zählt, ist eine steuerliche Frage Ihres Einzelfalls; sie beantwortet Ihre Steuerberatung, nicht diese Seite.

Was als E-Rechnung zählt — und was nicht

Eine E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF gehört laut Bundesfinanzministerium nicht dazu: Es „fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat“. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931; die FAQ nennen die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Aufzubewahren ist eine E-Rechnung laut denselben FAQ nach §14b Abs. 1 UStG acht Jahre, zumindest ihr strukturierter Teil in der ursprünglichen Form. Mehr zu den Zeiträumen steht unter Aufbewahrungsfristen.

XRechnung: UBL oder CII, geprüft mit dem KoSIT-Validator

Die XRechnung ist der deutsche Standard, den die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und auf xeinkauf.de veröffentlicht. Die Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024, die aktuelle Spezifikation ist 3.0.2. Zulässig sind zwei Syntaxen: UBL 2.1 und CII. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht; lesbar wird sie mit einem Anzeigeprogramm, etwa dem E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal.

Ob eine Datei der Norm und den Geschäftsregeln entspricht, prüft der quelloffene Validator der KoSIT. Eine Validierung ist laut Bundesfinanzministerium keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, hilft aber, fehlende oder unlogische Pflichtangaben zu finden.

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Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnung laut Bundesfinanzministerium?

Laut Bundesfinanzministerium müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Für das Ausstellen nennt das Ministerium Übergangsregeln: 2025 und 2026 ist für alle Rechnungsaussteller noch eine sonstige Rechnung möglich, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € auch 2027; danach ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Ob und ab wann das für Sie gilt, beantwortet Ihre Steuerberatung.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Laut Bundesfinanzministerium sind Kleinunternehmer zwar vom Ausstellen ausgenommen, müssen aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Ob jemand Kleinunternehmer ist, beantwortet die Steuerberatung.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format; ein einfaches PDF ist laut Bundesfinanzministerium eine sonstige Rechnung. In den Übergangsjahren bleibt es mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung in UBL und in CII?

Beides sind zulässige XML-Syntaxen der XRechnung 3.0 (aktuelle Spezifikation 3.0.2, in Kraft seit dem 1. Februar 2024). Der Inhalt folgt derselben Norm EN 16931; der Validator der KoSIT prüft beide.

Quellen

Von der Redaktion Künstlerfinanzen. Stand dieser Seite: 2026-09-28. Die Angaben stammen aus:

Dieser Text gibt den Gesetzeswortlaut und amtliche Angaben wieder. Er ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Was in Ihrem Fall gilt, beantwortet Ihre Steuerberatung, die Künstlersozialkasse oder eine Beratung Ihrer Wahl.