Aufbewahrungsfristen für Freiberufler und Künstler

Stand dieser Seite: 2026-09-28

Zwei Regeln mit ähnlichen Zahlen, die nichts miteinander zu tun haben: wie lange Unterlagen nach der Abgabenordnung aufzubewahren sind, und wie viele Jahre die Künstlersozialkasse in einer Stichprobenprüfung abfragen darf.

Die Zeiträume nach §147 AO

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach §147 Abs. 3 Satz 1 AO
Unterlagen (§147 Abs. 1 AO)	Zeitraum
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz (Nr. 1)	zehn Jahre
Buchungsbelege (Nr. 4)	acht Jahre
empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten (Nr. 2 und 3) sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Nr. 5)	sechs Jahre

Nach §147 Abs. 4 AO beginnt der Zeitraum mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem zum Beispiel die letzte Eintragung gemacht, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Ein festes Ende ist das nicht immer. §147 Abs. 3 Satz 5 AO bestimmt: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; …“ Ob das für Ihre Unterlagen zutrifft, beantwortet Ihre Steuerberatung.

Das Gesetz nennt die Gruppen; welche Ihrer Unterlagen in welche davon fällt, ist eine Frage Ihres Einzelfalls. Diese Seite gibt den Wortlaut wieder und sagt nicht, was Sie aufbewahren oder vernichten — das beantwortet Ihre Steuerberatung.

Wie viele Jahre die KSK abfragen darf

Eine eigene Frage ist, wie weit eine Stichprobenprüfung zurückreicht. Nach §13 KSVG darf die Künstlersozialkasse das Arbeitseinkommen von bis zu sechs zurückliegenden Jahren abfragen. Das Schreiben vom September 2026 fragte nach vier Jahren, 2021 bis 2024; das zuletzt abgeschlossene Jahr fehlt, weil der Steuerbescheid dafür meist noch nicht vorliegt.

Als Nachweis verlangt das Schreiben für jedes abgeschlossene Jahr den Einkommensteuerbescheid; liegt keiner vor, hilfsweise eine vom Steuerberater erstellte Gewinn- und Verlustrechnung. Steuererklärungen, Bescheiddaten aus ELSTER, betriebswirtschaftliche Auswertungen und Rechnungen nennt es „mangels ausreichender Beweiskraft nicht geeignet“. Was in das Formular gehört, steht unter Meldung des tatsächlichen Arbeitseinkommens.

Die Antwort auf das Schreiben ist innerhalb von vier Wochen erbeten, spätestens bis zum 1. Dezember — am selben Tag wie die Einkommensschätzung für das kommende Jahr.

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Häufige Fragen

Wie lange müssen Freiberufler Belege aufbewahren?

Nach §147 Abs. 3 Satz 1 AO sind gesetzlich Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre. Welche Unterlage in welche Gruppe fällt, beantwortet die Steuerberatung.

Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist?

Nach §147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem etwa die letzte Eintragung gemacht, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Sie läuft nach §147 Abs. 3 Satz 5 AO jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Wie lange ist eine E-Rechnung aufzubewahren?

Acht Jahre: Eine elektronische Rechnung ist nach §14b Abs. 1 UStG „acht Jahre aufzubewahren“ (laut FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung).

Quellen

Von der Redaktion Künstlerfinanzen. Stand dieser Seite: 2026-09-28. Die Angaben stammen aus:

Dieser Text gibt den Gesetzeswortlaut und amtliche Angaben wieder. Er ist keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Was in Ihrem Fall gilt, beantwortet Ihre Steuerberatung, die Künstlersozialkasse oder eine Beratung Ihrer Wahl.